檔案文件銷毀管理辦法（檔案文件銷毀的重要性）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)和時(shí)代的發(fā)展，到期檔案的保密性和安全和部門的重視，各種信息保密載體的處置也越來越受到重視。如何有效地銷毀文件已經(jīng)成為一個(gè)值得關(guān)注的問題。

一、銷毀文件檔案的方法：

1、物理破碎：原料根據(jù)粉碎機(jī)或類似設(shè)備粉碎成條狀或顆粒。

2、磁介質(zhì)數(shù)據(jù)信息用強(qiáng)磁鐵永久清除。

3、物理破碎:機(jī)械設(shè)備破壞，不斷切割成越來越小的物體，直到無法識(shí)別和混合廢物。

4、紙槳再造；將廢紙熔化成紙槳，重塑新紙。

5、無害化處理焚燒處理，安全性和保密性較大。

二、文檔銷毀步驟：

1、提前準(zhǔn)備銷毀的檔案必須在批準(zhǔn)前獨(dú)立存儲(chǔ)，以便在批準(zhǔn)時(shí)歸檔。

2、準(zhǔn)許后，待銷毀的檔案務(wù)必送至達(dá)標(biāo)的紙廠開展紙槳或焚燒處理。

3、銷毀檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)有兩人以上進(jìn)行監(jiān)督銷售，直至檔案確實(shí)銷毀，監(jiān)督銷售人員應(yīng)當(dāng)在銷毀清單上標(biāo)明銷毀標(biāo)志和銷毀日期，并簽字承擔(dān)。

4、文件銷毀后，應(yīng)在相關(guān)文件目錄上注銷賬戶，并在各種統(tǒng)計(jì)分析賬單上注明。

5、文件銷毀后，出示銷毀報(bào)告，給視頻照片。

三、文件銷毀常見問題：

1、按照檔案存放期限表要求的規(guī)范，認(rèn)真落實(shí)檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持檔案銷毀規(guī)范。

2、檔案銷毀前，必須根據(jù)檔案銷毀評(píng)估領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)提前準(zhǔn)備銷毀的檔案進(jìn)行銷毀細(xì)節(jié)，仔細(xì)核對(duì)檔案，確認(rèn)后方可銷毀，并在銷毀細(xì)節(jié)上簽字或蓋章。

缺乏保密意識(shí)，公司積累的紙質(zhì)文件被簡(jiǎn)潔明了地解決，出售到垃圾收購點(diǎn)，甚至立即扔進(jìn)垃圾池。收集和解決廢紙質(zhì)的許多關(guān)鍵甚至秘密信息內(nèi)容。的商業(yè)秘密，必須安全銷毀。因此，必須特別解決，積累的大量紙質(zhì)文件的安全風(fēng)險(xiǎn)，確保商業(yè)秘密的安全。

檔案文件銷毀管理辦法

檔案鑒定是檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是鑒別判定檔案價(jià)值、決定檔案“存”“毀”的一項(xiàng)專業(yè)性檔案業(yè)務(wù)工作。經(jīng)過鑒定，對(duì)那些確實(shí)已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)按照要求予以銷毀。那么檔案銷毀的規(guī)定有哪些?

依據(jù)相關(guān)規(guī)定：鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法，由檔案行政管理部門制定;相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定;鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出工作報(bào)告，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后銷毀。

銷毀檔案的程序和方法

1、編制銷毀清冊(cè)。鑒定小組(在相關(guān)部門分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成)經(jīng)過鑒定，對(duì)無保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊(cè)，它是日后查找檔案銷毀情況的憑據(jù)。銷毀清冊(cè)的封面需設(shè)置全宗號(hào)、銷毀檔案的數(shù)量、鑒定小組負(fù)責(zé)人的簽字及時(shí)間、批準(zhǔn)人的簽字及時(shí)間、兩個(gè)監(jiān)銷人的簽字及銷毀時(shí)間等項(xiàng)目。清冊(cè)中檔案銷毀登記表要設(shè)置序號(hào)、文件題名、所屬年度、檔號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、文件頁數(shù)、備注等欄目，準(zhǔn)確揭示每一份銷毀文件的內(nèi)容和成分，供領(lǐng)導(dǎo)人審查。

2、擬訂鑒定報(bào)告，提出銷毀意見。報(bào)告中對(duì)需銷毀檔案的數(shù)量及內(nèi)容作簡(jiǎn)要介紹，并提出銷毀意見、陳述銷毀原因。

3、相關(guān)部門分管負(fù)責(zé)人審批。

4、銷毀。領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，一般由二人將需要銷毀的檔案送往指定的造紙廠做原料，數(shù)量較少的亦可自行焚毀，不須當(dāng)作其他用途，更不許出賣。無論采用什么方法，必須指定兩人以上監(jiān)銷，確已銷毀后，監(jiān)銷人須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣、銷毀日期和簽字，以示負(fù)責(zé)。

5、未批準(zhǔn)銷毀的檔案，要拿出繼續(xù)保存。

特殊情況

情況特殊的專門檔案，銷毀時(shí)還要遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作，就要按照財(cái)政部和檔案局下發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行，具體程序是：

(1)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制銷毀清。

(2)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

(3)銷毀時(shí)，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。政務(wù)部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

(4)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照時(shí)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

檔案文件銷毀的重要性

一、文件檔案銷毀注意事項(xiàng)，謹(jǐn)防信息泄露

1：企業(yè)文件銷毀時(shí)一定要簽訂保密協(xié)議免責(zé)聲明，嚴(yán)格按照協(xié)議作業(yè)。

①書名文件保密等級(jí)，②簽訂《文件保密銷毀協(xié)議》，③工作人員信息備案，④銷毀方式（粉碎銷毀或是焚燒處理）。

2：裝車打包時(shí)一定要做好物品登記，拍照，貼封條及車輛信息，駕駛員。

3：客戶跟車前往銷毀場(chǎng)所，檢查封條是否異常，方可卸貨安排銷毀。

4：銷毀過程中，需要監(jiān)銷方至少兩人在場(chǎng)，時(shí)時(shí)監(jiān)督作業(yè)過程。

5：銷毀處理完畢后，銷毀方必須提供現(xiàn)場(chǎng)銷毀視頻及銷毀證明。

二、文件資料銷毀的重要性

文檔銷毀是許多企業(yè)工作中都會(huì)碰到的問題，對(duì)于內(nèi)部的一些過期，用不到的絕密文件，機(jī)密文件，秘密文既不能諸之于眾又不方便繼續(xù)存儲(chǔ)，銷毀處理就是唯一出路，下邊大家就一起來了解一下文檔銷毀的意義吧！ 企業(yè)的文件資料為何要展開銷毀？

一個(gè)公司隨著經(jīng)營時(shí)間的拉長(zhǎng)，就都面臨著庫存文件堆積問題！而文件的保存價(jià)值，常常隨著時(shí)間的推移而有所變化。對(duì)于已經(jīng)沒有保存價(jià)值的文件資料，若強(qiáng)行要求繼續(xù)保管，只會(huì)造成人力、物力、財(cái)力、空間的浪費(fèi)。此外，在保管過程中,還可能遇到有些文件無法或者不宜繼續(xù)保管的情形，如不及時(shí)予以銷毀，會(huì)危及企業(yè)、集體或者個(gè)人的利益。

因此，定期開展文件鑒定銷毀工作是十分必要的。

三、文件檔案銷毀常見問題

①、不重視不了解商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的管理者，會(huì)將其賣到廢品收購站或者是直接扔到垃圾堆；再或者是讓同事手動(dòng)撕毀文件資料，這對(duì)于數(shù)量少的肯定沒問題，有時(shí)間想怎么撕毀就怎么撕毀，撕得多爛都可以，當(dāng)面對(duì)數(shù)量多，也采用人為處理的話，估計(jì)手都得麻痹；

②、也用些保密意識(shí)相對(duì)高的企業(yè)，辦公室配備有碎紙機(jī)，可以很細(xì)致，完全的粉碎文件資料，但這也僅限于數(shù)量少的情況，對(duì)于動(dòng)則以噸位單位，庫存十幾年的就顯得蒼白、無力；

③、還有的公司會(huì)選擇將廢舊文件拉往發(fā)電站，或是找私人的工廠直接焚燒處理，第一，焚發(fā)電廠地處偏遠(yuǎn)，不利于高效解決問題，再說對(duì)方未必肯給你銷毀焚燒處理；第二，焚燒廠人多混雜根本不利于數(shù)據(jù)安全保密，且造成大氣污染，熱能利用率低，但如果安全性能得到保證，無疑焚燒是保密系數(shù)最高的銷毀方式；

④、那就沒有好的解決方案了嗎？當(dāng)然不是，

現(xiàn)在國內(nèi)乃至國際最為普遍流行銷毀文件資料是采用機(jī)械粉碎處理，根據(jù)使用切割刀片不同，切割粉碎的文件碎片大小也不同，一切可以根據(jù)客戶需求處理，平均日銷毀量可以達(dá)到30噸左右。